BPM Banking Tipp: Prozesse einfach bedienbar für Fachabteilungen gestalten
Ein guter Bankprozess ist nicht nur regelkonform – er lässt sich im Arbeitsalltag auch intuitiv und ohne unnötige Umwege ausführen. Gerade Fachabteilungen arbeiten oft mit mehreren Systemen, Formularen und Abstimmungsschritten. BPM hilft, diese Abläufe aus Sicht der Mitarbeitenden zu vereinfachen.
1. Beim Arbeitsalltag der Fachabteilung starten
Erheben Sie zunächst, wie ein Prozess tatsächlich abläuft – nicht nur, wie er in einer Prozessdokumentation beschrieben ist. Sprechen Sie mit den Mitarbeitenden, beobachten Sie typische Fälle und fragen Sie:
- Welche Informationen werden häufig gesucht?
- Wo entstehen Rückfragen oder manuelle Übertragungen?
- Welche Ausnahmen kommen regelmäßig vor?
- An welchen Stellen warten Fälle auf eine Entscheidung?
So werden die Ursachen für umständliche Bedienung sichtbar.
2. Komplexität aus der Oberfläche nehmen
Nicht jede Prozessregel muss für jede Nutzerin und jeden Nutzer jederzeit sichtbar sein. Zeigen Sie nur die Informationen und Funktionen an, die für den jeweiligen Bearbeitungsschritt relevant sind. Nutzen Sie klare Bezeichnungen statt interner Fach- oder IT-Begriffe. Formulare sollten nur notwendige Angaben abfragen und verständliche Hinweise geben, wenn Eingaben fehlen oder nicht plausibel sind.
3. Arbeitsschritte an Rollen und Fällen ausrichten
Gestalten Sie Aufgaben so, dass klar ist, wer als Nächstes was tun muss. Eine Aufgabenliste sollte beispielsweise Fall, Priorität, Frist und nächsten Schritt auf einen Blick zeigen. Wiederkehrende Entscheidungen können durch Vorbelegungen, Regeln oder passende Entscheidungshilfen unterstützt werden. Automatisieren Sie dabei nicht blind: Mitarbeitende müssen nachvollziehen können, warum ein Fall weitergeleitet oder eine Entscheidung vorgeschlagen wurde.
4. Fachabteilungen früh einbeziehen
Lassen Sie Fachanwenderinnen und Fachanwender Prototypen oder Prozessmodelle früh testen – am besten mit realistischen Beispielen, einschließlich Sonderfällen. Kurze Feedbackschleifen decken Probleme oft früher auf als eine Abnahme kurz vor dem Go-live. Klären Sie außerdem, wie Änderungen an Regeln, Masken oder Zuständigkeiten künftig eingebracht werden.
5. Einfachheit messbar machen
Prüfen Sie nach der Einführung, ob der Prozess tatsächlich leichter zu bedienen ist. Geeignete Kennzahlen sind zum Beispiel:
- Bearbeitungszeit und Anzahl der Prozessschritte
- Rückfragen, Nacharbeiten und Fehlerquote
- Liegezeiten zwischen Aufgaben
- Nutzerfeedback und Schulungsaufwand
Praxisregel: Wenn Mitarbeitende für einen Standardfall regelmäßig eine Anleitung benötigen oder Daten mehrfach erfassen müssen, sollte der Prozess überprüft werden.
Merksatz: Ein bedienbarer BPM-Prozess verbindet klare Abläufe, verständliche Informationen und passende Unterstützung – damit Fachabteilungen weniger Zeit mit dem Prozess und mehr Zeit mit ihrer eigentlichen Arbeit verbringen.
